Les 100 premiers jours dans une nouvelle entreprise sont critiques.

4 étapes fondamentales et une discipline personnelle sont à mettre en place :

  • Se préparer
  • Apprendre pour diagnostiquer et construire le relationnel
  • Créer le momentum : agir, engager, orchestrer et récolter les 1ères victoires
  • Capitaliser sur le momentum, consolider les acquis, s’inscrire dans la durée
  • Se discipliner personnellement et s’auto-réguler face à l’intensité de cette période

Nous avons dans deux précédentes chroniques décrit les deux premières phases, ainsi qu’une partie de la troisième : Créer le Momentum. Nous complétons dans le présent article le thème Créer le Momentum puis couvrons les deux dernières étapes des 100 jours (Capitaliser sur le momentum ; Se Discipliner et S’Autoréguler).

 

1) Créer le Momentum : Agir, Engager les salariés, Orchestrer et Récolter les 1ères Victoires (Quick Wins), Communiquer, Communiquer

 

4 grandes réalisations, étayées par un solide plan de communication, sont en général attendues de vous durant ces 100 premiers jours :

  • La continuation du plan d’apprentissage défini et entamé en période de prédémarrage pour poser un diagnostic, définir des priorités et établir votre crédibilité personnelle
  • La création d’une équipe hautement performante
  • L’élaboration d’un plan de gestion du changement
  • La mise en œuvre de 5 conversations indispensables vous permettant de vous assurer du feedback et du soutien de votre manager direct pour ce plan

Apprentissage-Diagnostic-Priorités et Création d’une équipe hautement performante ont été revus dans la précédente chronique. Attachons-nous maintenant aux deux autres réalisations : plan gestion du changement et mise en place de 5 conversations avec votre « manager direct ».

 Le plan de gestion du changement :

Elaborez un plan de gestion du changement explicite, indiquant comment et à quel rythme vous comptez changer la culture de l’entreprise. A noter que le changement de culture est aussi fortement influencé par les modifications organisationnelles élaborées durant le processus d’alignement de l’équipe.

Ce plan doit répondre à 2 questions :

  • Quelles sont les barrières cachées à l’implémentation que vous êtes susceptible de rencontrer ainsi que leurs nature et origine ?
  • De quelle manière allez-vous les gérer?

L’utilisation des 8 étapes de gestion du changement de John Kotter ou encore d’une méthode de diagnostic de gestion du changement permet de concevoir le changement dans son ensemble et est utile, de même que la définition, pour chaque projet majeur, des alliances à créer pour réussir. (Réseaux d’influence, identification des participants de ces réseaux et des alliances entre eux, cartographie des opposants et supporters, repérage des personnes pivotales à influencer, compréhension de leurs motivations et contraintes, définition des stratégies d’influence). Cette approche, qui reflète votre compréhension culturelle et politique est clé pour la réussite de votre projet. Agents de changement, « vieux briscards », vous seront alors précieux, ainsi (si possible) qu’un Directeur RH déjà rompu à ce type d’exercice. Enfin, faites-en sorte que vos « middle managers » soient impliqués et engagés derrière vos initiatives. Ils en constituent un relais capital vers vos salariés. En ce qui vous concerne, soyez aussi vigilant(e) sur le réseau de soutien à construire auprès de vos pairs, de votre « manager direct » et le cas échéant de votre conseil d’administration. Ils doivent comprendre et épauler votre plan.

La tâche de piloter votre relation avec votre « manager direct » vous incombe donc, et conditionne fortement votre succès. Pour cela, je vous incite à mettre en place 5 conversations avec elle/lui (je m’inspire ici des recommandations de Michael Watkins).

Ces 5 conversations constituent un excellent outil pour établir une relation de qualité entre vous, valider votre approche, recueillir ses commentaires, confirmer la direction prise, et obtenir support et latitude d’action tout au long puis au-delà des 100 jours. Les thèmes et rythmes de ces conversations sont indiqués ci-dessous. Ils seront bien sûr modulés suivant votre niveau de séniorité :

Situation : accord sur le diagnostic /Compréhension commune de la situation 

avant fin phase Diagnostic

Attentes : accord sur les attentes/Clarification de ce qui est attendu de vous 

avant fin phase Priorités  / revisiter durant phase alignement

Ressources nécessaires : validation/négociation des ressources dont vous avez besoin 

durant phase alignement

Style : Bâtir une relation de travail productive 

conversation de prédémarrage et après si besoin

Développement personnel : Vos forces et vos points d’amélioration

après plusieurs mois                                                                                                                    

Je conseille de ce fait de vous accorder avec elle/lui sur le principe de ces 5 conversations durant votre phase de pré- démarrage, et d’en planifier déjà les dates. Préparez soigneusement ces entretiens, soyez clair(e) sur vos objectifs, et réfléchissez bien au soutien que vous demanderez. Convenez du plan d’action qui devra les suivre. Initialisez-les dès la phase de pré-démarrage, par la discussion sur le style, destinée à répondre à la question : « Comment pouvons-nous travailler ensemble de manière optimale ? »

Le travail d’alignement entamé avec votre équipe, s’il est bien formalisé, vous fournira les éléments pour ce dialogue, et en sera enrichi et conforté.   Par ailleurs, ces 5 types de conversation peuvent être aussi utilisés avec vos pairs, afin qu’eux aussi comprennent leurs rôle et contribution à votre succès et soient engagés dans votre réussite.

Pour conclure, il vous revient de clarifier sans relâche. Ne laissez pas l’ambiguïté ou le doute s’installer. Gérez activement les relations critiques.

Le momentum étant créé par la mise en œuvre de ces 4 réalisations, relayée par une communication soignée, comment capitaliser sur cet élan ? C’est l’objet du chapitre suivant.

 

2) Capitaliser sur le momentum, consolider les acquis et s’inscrire dans la durée :

 

Durant et à l’issue de vos 100 premiers jours, vous créez un momentum dans l’entreprise et lancez les transformations destinées à atteindre la vision fixée. Les fondations de l’édifice que vous construisez sont posées, il est nécessaire de les étayer puis de bâtir sur leurs bases.

Votre optique doit toujours être double : il importe non seulement de capitaliser sur ce momentum, mais aussi de commencer à consolider les acquis et ancrer les transformations effectuées.

Pour capitaliser sur le momentum il faut conserver le rythme, et continuer l’effort engagé sur la mise en œuvre décrite dans le chapitre précédent. En particulier, il est important de s’assurer à l’issue des 100 premiers jours que le plan des 100 prochains jours est en place et sera exécuté selon les principes agréés avec votre équipe lors de la phase d’alignement.

Cela n’est cependant pas suffisant : pour consolider les acquis et s’inscrire dans la durée, il est critique de renforcer les nouveaux comportements en rendant visible le lien entre ces derniers et les résultats obtenus : ils s’ancreront ainsi durablement dans la culture. Le plan de gestion du changement et le plan de communication seront ici cruciaux, ainsi que la célébration des « quick wins », la recompensation des individus et des équipes, le recours aux symboles, images et gestes. Il est par ailleurs essentiel de continuer à faire évoluer les hommes, la stratégie, les opérations ainsi que les mécanismes qui les soutiennent de manière intégrée et cohérente. Vous bâtirez ainsi une organisation répondant aux exigences de la transformation et de la vision en cours tout en gardant la vigilance, la souplesse et la flexibilité nécessaires pour s’adapter et répondre aux opportunités et menaces qui ne manqueront pas de se présenter.

Créer puis capitaliser sur le momentum nécessite indéniablement une forte résilience. Le chapitre suivant s’en préoccupe.

 

3) Se discipliner personnellement et s’auto-réguler face à l’intensité de la période : « qui veut voyager loin ménage sa monture ».

 

Les périodes de transition sont intenses et exigeantes, surtout lorsque vous êtes nouveau venu dans l’entreprise.

Quelles seront alors les stratégies personnelles que vous mettrez en place ?

Tout commence bien sûr par une bonne connaissance de vous-même, acquise à l’aide d’outils tels que les 360°, MBTI, et autres.

Voici 6 recommandations :

  • Assurez-vous du soutien de votre entourage personnel et de leur compréhension des exigences du poste que vous acceptez.
  • Appliquez rigoureusement votre stratégie de mitigation des risques. En particulier, construisez-vous, avant votre démarrage, puis pendant vos premiers mois, le réseau de soutien (technique, politique, culturel/ externe et interne) auquel vous pourrez avoir recours.
  • Soyez conscient de vos forces, mais aussi de vos points d’amélioration, et créez-vous rapidement un réseau interne et externe de « conseillers de confiance » techniques, culturels et politiques avec qui échanger sur problèmes et décisions que vous rencontrez.
  • Déterminez rigoureusement vos objectifs mensuels et planifiez ceux de chaque semaine. A la fin de chaque semaine, prenez le temps d’évaluer votre progrès. Si vous êtes en retard, ce retard est-il dû à la situation ou à vous ? Si vous en êtes à l’origine, comment allez-vous corriger ? Gardez ce rythme.
  • Prenez du recul et de la distance une fois par mois : je réserve ainsi systématiquement dès mon démarrage une plage de plusieurs heures sur mon agenda tous les mois à cet effet.
  • Gérez votre énergie : faites du sport régulièrement et suffisamment, surveillez votre régime alimentaire. Prenez quelques jours de vraies vacances régulièrement. Utilisez et rechargez toutes vos sources d’énergie : physique, émotionnelle, mentale et spirituelle.

 

« Il n’y a pas de vents favorables pour ceux qui ne savent pas où aller » nous rappelle Sénèque.

Dans le monde de l’entreprise, il ne s’agit cependant pas seulement de savoir où aller, il faut encore pouvoir surpasser la concurrence.

Pour gagner cette course, il faut, comme chacun sait, et si nous reprenons l’analogie nautique :

Etre clair sur le cap (mission, objectifs)

En déduire la route à emprunter (stratégie)

Choisir (ou réparer) le bon type de navire (structure)

L’accastiller de façon appropriée (systèmes)

Disposer de/ recruter le meilleur équipage, avec les meilleurs talents pour cette course, individuels et en équipe (valeurs, équipe)

Sans cesse veiller et réagir : anticiper les écueils, s’adapter aux vents changeants (apprendre en continu)

S’assurer du niveau optimum d’énergie de chacun tout au long de la course (motivation)

Recueillir les moyens de réaliser votre projet en recrutant des sponsors (créer des alliances) et en s’assurant des bonnes relations avec eux, ainsi qu’en séduisant les leaders d’opinion.

Progresser continuellement (discipline et autorégulation)

J’ai essayé ici de proposer quelques modestes outils afin que vous puissiez gagner de nombreuses courses.

Je souhaite qu’ils vous procurent comme à moi les moyens d’accomplir avec plaisir et efficacité ces missions certes difficiles mais ô combien gratifiantes et passionnantes que sont les missions de transformation pour rebondir et/ou accélérer le business.